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SARH TPE / PME : Comment conduire un entretien d'embauche pour un recrutement de qualité

Logo Service d'appui RH aux TPE PME Les TPE / PME qui souhaitent recruter, ne savent pas toujours comment mener un entretien d'embauche.

Pourtant celui-ci est capital pour cerner les candidats et déceler s’ils seront capables d’exercer les missions confiées en s’adaptant aussi harmonieusement que possible à la culture de l’entreprise.

Préparer l'entretien, connaître quelles questions poser, comment les formuler et apprécier les motivations des candidats sont des étapes essentielles pour pouvoir réaliser un recrutement de qualité.

Le 12 décembre 2022, une entreprise du secteur du meuble, un commerce de détail spécialisé dans des articles de puériculture, un voyagiste et un caviste sont venus présenter et échanger sur leurs pratiques de l’entretien lors d'un atelier pratique animé par un chargé de projet du service d'appui RH de l'EPEC.

L’entretien d’embauche

Nécessairement, l'entretien doit être adapté à chaque cas, en fonction de la personnalité du candidat, des circonstances et du poste à pourvoir. Si un certain nombre de thèmes doivent obligatoirement être abordés pour pouvoir se faire une opinion assez complète, chacun des thèmes pourra être plus ou moins approfondi suivant les cas.

En préambule, la première observation objective du candidat se fait sur la base de son CV. Dans la rédaction, celui-ci est plus ou moins précis et complet. L'interview permettra donc de compléter l'information grâce au jeu de questions. Il s’agit d’obtenir des informations complémentaires au dossier de candidature et de vérifier la sincérité et la cohérence du candidat en matière de formation. Les questions portent également sur le déroulement de carrière, les motifs de départ, le choix des postes.

Il convient de poser des questions aux candidats mais elles ne doivent pas être posées dans un ordre rigide, ni lues. Elles doivent être plutôt posées spontanément car le candidat ne doit pas avoir l'impression qu'il répond à un questionnaire. L'interviewer peut prendre des notes devant le candidat, mais ne doit pas donner l'impression qu'il remplit une fiche car cela bloquerait la spontanéité du candidat et ralentirait les échanges. Il est vivement recommandé d'attendre que le candidat aborde lui- même les thèmes à explorer. Il est plus aisé de compléter l'information spontanée par des questions supplémentaires.

Une approche simple, conviviale visant à mettre à l’aise, permettra non seulement au candidat de laisser libre cours à sa spontanéité et à son authenticité en même temps qu’elle tendra à sa fidélisation future.

L’objectif est de compléter la connaissance de la personnalité du candidat et d’identifier ses motivations pour autant il est bien entendu recommandé une grande prudence sur des « sujets personnels ».

Important : Certaines questions ne peuvent pas être posées en entretien d'embauche au risque d'être discriminatoires. Le principe de non-discrimination est fixé par le Code du travail (1). "Aucune personne ne peut être écartée d'une procédure de recrutement [...] en raison de son origine, de son sexe, de ses mœurs, de son orientation sexuelle, de son identité de genre, de son âge, de sa situation de famille ou de sa grossesse, [...] de ses opinions politiques, de ses activités syndicales ou mutualistes, de son exercice d'un mandat électif, de ses convictions religieuses, [...], ou en raison de son état de santé, de sa perte d'autonomie ou de son handicap, de sa capacité à s'exprimer dans une langue autre que le français." Article L1132-1 du Code du travail. La discrimination à l'embauche est punie de 3 ans d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende.

De ce fait, il est formellement interdit de poser des questions portant sur la situation familiale, l’état de santé, les croyances et pratiques religieuses, l’orientation sexuelle, la politique, les origines.

Perception et biais

La pratique du recrutement nécessite de connaître l’humain, son fonctionnement, sa psychologie. C’est d’ailleurs ce qui en fait un métier si complexe. C’est aussi la raison pour laquelle ceux qui n’ont jamais été formés à l’exercice ont tant de mal à l’appréhender. Bien se connaître et cerner sa personnalité est particulièrement utile car il s’agit de rester le plus objectif possible durant l’entretien et selon l’aveu des participants, cela s’avère plus compliqué qu’il n’y paraît. Il leur est difficile d’expliquer un « feeling » bon au mauvais pour telle ou telle candidature.

La présentation et la mise en avant des candidats et de leurs compétences peuvent être interprétées de manière diverse. Il n’est même pas rare de constater des avis divergents entre les recruteurs concernant des candidats durant le process.

Les biais sont pour la plupart inconscients et amènent les recruteurs à faire des erreurs de perception, d’interprétation ou d’évaluation. Ils peuvent être attirés par les détails qui confirment leurs croyances préexistantes.

La tendance nette qu’ont les individus impliqués dans le processus de recrutement à favoriser les candidats dans lesquels ils se retrouvent s’explique du reste ainsi. La personnalité, un loisir, des valeurs communes mais aussi la première impression va influencer positivement ou négativement le recruteur et fausser son jugement sur la valeur d’une candidature.

Reconnaître sa propre subjectivité et en avoir conscience permet de minimiser les erreurs d’appréciation.

Les étapes essentielles  

Préparer un entretien, c’est anticiper en quelque sorte la situation qui va se dérouler afin de mieux la maîtriser. Dans cette mesure, la préparation conditionne l’efficacité ; c’est un préalable qu’il ne faut pas négliger. Il s’agit de lancer la convocation suffisamment à l’avance afin que le candidat n’ait pas de problème pour se rendre au rendez-vous ou à participer à l'entretien en visio-conférence.

Dans un contexte où il est difficile de trouver des bons candidats, mieux vaut faire en sorte d’agir pour chercher à les fidéliser dès les premiers échanges.

Avoir une très bonne connaissance du poste et du profil recherché, une pré-connaissance du candidat et le lui signifier sont des bons pré requis pour initier un entretien de qualité.

En outre, un travail d’analyse permet à l’interviewer de préciser quels points précis du dossier devront être particulièrement approfondis.

Enquêter, élaborer et vérifier des hypothèses

Les hypothèses à tester sont celles qui concernent des comportements proches de ceux attendus pour le poste à pourvoir. Pour prédire le comportement d’un individu dans une certaine situation, il faut s’intéresser à son comportement antérieur dans des situations similaires. Pour des profils jeunes (stagiaires, alternants), il faut essayer par des questions indirectes, de savoir quel était leurs comportements au cours de leurs études : bûcheur, discipliné, contestataire, rôle de leader vis-à-vis de leurs camarades.

S’agissant des expériences professionnelles, il s’agit d’appréhender les aptitudes techniques et humaines du candidat. Les questions seront plutôt fermées (spécifiques) sur les aspects techniques du candidat. Pour arriver à se faire une opinion objective du candidat, il est beaucoup plus efficace de poser des questions sur le comment et le pourquoi des réalisations du candidat que sur le quoi. Rien ne prouve que le candidat n’invente pas ou n’embellit pas et rien ne prouve qu’il sera capable des mêmes choses dans un nouveau contexte professionnel. Selon les participants l’envie de plaire des candidats les amènent régulièrement à s’illusionner sur leurs capacités.

Les motivations d’ordre général et les aspirations constituent des éléments essentiels à étudier dans une candidature ; elles en disent long sur l’implication future du candidat en entreprise.

Il est nécessaire de savoir pourquoi le candidat a répondu à l’offre d’emploi, pourquoi il a quitté ou veut quitter son poste, quel genre de travail il recherche, ce qui est important pour lui comme l’importance accordée à la sécurité de l’emploi, aux liens sociaux, aux marques de considération. Les informations diverses telles que les clauses de non concurrence, la prise de références, les délais de préavis, la rémunération actuelle, y compris les avantages divers seront également abordés.

Vérifier les critères de comportement et les prédire

Pour vérifier les critères de comportement, de personnalité, il est essentiel de bien les définir car on ne peut mesurer ce qui est flou. Mais comment vérifier en entretien si le candidat est capable d’assurer des responsabilités, de travailler en équipe, de commander et prendre des initiatives ?

Il faut interroger le candidat sur ce qu’il a fait et non pas sur ce qu’il pense être.

Comment vérifier qu’un candidat sera capable d’assurer des responsabilités ?

Avant toute chose, il est nécessaire de bien définir le critère sélectionné.

Supposons que la responsabilité soit : l’aptitude à travailler seul ou à faire sa part de travail dans une équipe, l’aptitude à rendre compte, le goût du travail dans le détail. Alors il faudra amener le candidat à évoquer ses éléments.

La vérification des critères de comportement s’organisera en aller et retour permanents entre l’objectivité de l’entretien, ce que le candidat a dit, comment il raconte ce qu’il a fait, et la subjectivité du recruteur qu’il ne faut pas chercher à gommer mais seulement à canaliser par une analyse de ce qui est vraiment recherché.

Lorsque ces analyses ne sont pas faites, l’esprit d’équipe est malheureusement associé de façon naïve à la pratique d’un sport, justement d’équipe. C’est seulement en écoutant ce qui a été fait et comment cela est « raconté » que l’on peut recoller aux critères de comportement.

Evaluer les aptitudes et les attitudes non verbales

L’observation du langage corporel en dit parfois plus long que certains discours préparés. Etre attentif à la cohérence entre le verbal et le non verbal permet de déceler certaines failles. Si le regard est constamment fuyant, il y a là une anomalie, une voix au ton monotone, monocorde, quel que soit le sujet abordé, est peut-être là rançon d’un excès de contrôle que s’impose le candidat pour masquer sa gêne.

Selon les personnes présentes, l’adage se rapportant à la réussite du recrutement serait : Dans le doute abstenez-vous. Car si pour une raison ou une autre le candidat éveille notre sens critique, sa candidature se révélera à terme décevante. Et les erreurs de recrutement ont un coût bien plus élevé qu’il n’y paraît. Les répercussions sur l’équipe en place et sa motivation peuvent être dramatiques. On aura du reste toujours tendance à privilégier les candidatures pouvant s’intégrer harmonieusement au collectif en place.

Ainsi donc il existerait des comportements devant rendre réticents à l’embauche d’un candidat : un excès de fébrilité ou à l’opposé un excès de confiance dans l’exposé, l’absence de questions ou des questions vagues sur le futur travail ou sur l’entreprise. Des réponses vagues ou un désir trop évident de sécurité.

Effectuer la synthèse de l’entretien

Le constat est ainsi fait : la fiabilité de l’entretien est augmentée lorsque l’interviewer prend des notes. Cela lui permet après l’entretien de classer et d’évaluer les informations obtenues sur le candidat selon un plan qui correspond aux critères de la définition du poste et du profil. L’intérêt de cette méthode est évident : utiliser le même plan d’évaluation pour tous les candidats à un même poste permet en effet d’être sûr d’avoir exploré le même type de caractéristiques pour chaque candidat et donc de pouvoir réellement les comparer entre eux.

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