Le baromètre France Num 2025 rappelle que 78 % des dirigeants sondés considèrent que le numérique représente un bénéfice réel pour leur entreprise mais d’autres travaux rappellent que les pratiques et les niveaux de maturité demeurent hétérogènes et que l’importance accordée à la transition numérique est corrélée à la taille de l’entreprise.
Par ailleurs, l’enquête nationale de l’Opérateur de compétences des entreprises de proximité (OPCO EP) rappelle que près d’un tiers d’entre elles souhaite simplifier leur gestion administrative (devis, planning, facturation…) qui prend du temps et est fastidieuse.
C’est pourquoi j'ai sollicité France Num qui a mobilisé 3 entreprises spécialisées, Organilog, Simpleter et Tomas, pour animer cette session d’information sur la gestion administrative (devis, planning, facturation) avec le numérique.
Bénédicte ROULLIER, Cheffe du pôle Transformation numérique des TPE et PME
L'offre de service pour les TPE / PME
Informer et former
Sensibilisation : découvrez les événements sur l'agenda France Num : https://www.francenum.gouv.fr/agenda-france-num-du-numerique-pour-les-tpe-pme
Contenus pratiques : des fiches de cas d'usage de l'IA générative par exemple :
Témoignages de pairs en vidéo :
Diagnostics : https://www.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/strategie-numerique/diagnostic-numerique
Accompagnements : découvrez les activateurs France Num de votre région : https://www.francenum.gouv.fr/experts-du-numerique/pourquoi-faire-appel-un-expert-du-numerique-reference-par-france-num
Webinaires proposés une fois par mois : https://www.francenum.gouv.fr/formations/les-webinaires-de-france-num
Formations : https://www.francenum.gouv.fr/formations/cours-en-ligne-et-tutos
Ma TPE a rendez-vous avec le numérique (MOOC) : https://www.francenum.gouv.fr/formations/ma-tpe-rendez-vous-avec-le-numerique-une-formation-en-ligne-pour-demarrer-votre
Lettre d'information : https://lettres-infos.hub-score.com/DGE-FRANCE-NUM/inscription
Des ressources pour passer à l'action
Recherche d'aides financières : https://www.francenum.gouv.fr/aides-financieres/trouver-une-aide-financiere
Experts numériques référencés : https://www.francenum.gouv.fr/experts-du-numerique/trouver-un-expert-du-numerique
Jean-Guillaume KARCHER, Expert Offre Tomas, ingénieur commercial OSLO Bâtiment
Optimiser la gestion des devis et des factures
La gestion des devis
Sans logiciel : des informations sont perdues (notes sur papier), il y a des oublis, un temps incompressible pour l'envoi du devis et de sa réception, signé, des soirées à "faire de l'administratif" après sa journée sur le terrain, des factures envoyées en retard et donc une trésorerie en danger.
Avec le logiciel : des devis réalisés, y compris depuis le terrain, avec moins d'oublis, d'erreurs car des tâches seront automatisées, donc moins de stress et une image professionnelle renforcée auprès des clients avec des documents standardisés.
Une application sur son téléphone portable
Un menu devis paramétrable
Un devis qui passe en un seul clic
Un salarié terrain qui a accès à tous ses rendez-vous pour la journée et qui peut réaliser ses rapports d'intervention.
La facturation
Sans logiciel : un risque d'erreur de calcul du taux de TVA, une perte de temps liée à la saisie sur Excel ou une non-conformité possible à cause des mentions légales, une mauvaise organisation avec des documents éparpillés et surtout, une difficulté à suivre les paiements et à relancer les clients donc un risque de mise à mal de sa trésorerie.
Avec le logiciel : un calcul automatique des taux de TVA, des factures conformes aux obligations légales car suivies par Tomas.
Un menu facture personnalisable
Des informations utiles qui viennent sur la facture en un seul clic
La centralisation de tous les documents au même endroit qui favorise le travail collaboratif même en l'absence d'un salarié
Le contrôle de sa trésorerie
Le pilotage de l'activité correspondant à ses besoins, réalisé depuis la page d'accueil.
Tomas
L'entreprise Tomas existe depuis 30 ans. La solution a été conçue par des artisans et des TPE du bâtiment. Elle est adaptée aux secteurs économiques qui proposent devis et facturation. Tomas est un logiciel SAS (= entièrement en ligne) français. L'entreprise Tomas gère la continuité du service et les mises à jour. La solution est compatible avec la facturation électronique.
Nathan ROSPARS, Account Manager
Piloter son planning avec efficacité
Le constat
Les entreprises utilisent What's app pour communiquer, Excel pour gérer les plannings, du papier pour faire des rapports d'intervention.
Quand elles rencontrent un imprévu dans le planning, une intervention plus longue que prévue par exemple, il est difficile de répondre efficacement sans faire d'erreur parce que le technicien ne sera pas joignable car en intervention par exemple et que l'on ne saura pas par qui le remplacer.
Organilog
Un outil qui crée un pont entre les équipes bureau et les équipes terrain dans l'objectif d'avoir une meilleure communication avec un même langage et d'éviter ainsi le stress, les malentendus, le temps perdu.
L'outil centralise ce que permet de faire un calendrier partagé, ce que permet de faire What's app, Excel... pour que tout le monde ait accès à l'information sur un seul logiciel.
L'objectif est que toutes les informations soient disponibles pour résoudre un problème rapidement.
Les informations sont sur le téléphone du technicien : il sait chez qui il doit intervenir, ce qu'il doit faire, sur quel équipement il intervient. Ensuite, il se concentre sur son intervention, rédige son rapport, fait signer le client et dès qu'il l'aura fait, le bureau recevra l'information en instantané. Cela évite au technicien de rapporter son rapport d'intervention en fin de journée qu'il aura peut-être oublié dans le camion par exemple.
Le bureau planifie, aura la vue sur l'ensemble des activités des techniciens, saura où ils en sont. Il récupère les interventions et peut faire la facturation rapidement.
Dès qu'il y a un changement, tout le monde est averti. Tout est saisi en une seule fois.
Tout est synchronisé sur un seul outil. On peut suivre les statistiques opérationnelles (temps passé chez un client...) et la rentabilité financière (par rapport à ce que l'on a facturé aux clients, a-t-on fait assez d'interventions pour être rentable ?...)
Tout se fait sur l'application mobile, l'application fonctionne également sans réseau.
Tout est archivé, historisé.
L'outil permet de s'adapter au formulaire de chacun, à sa charte graphique.
Kim HAESEN, Directrice du développement
Intégrer devis, planning et factures : vers un pilotage unifié
Le constat
Les PME sont équipées d'Excel, Outlook etc... ou bien sont sous-équipées ou équipées d'un système multi-outils (un pour le planning, un pour le devis facture, un pour les RH etc...).
70 % des PME ou ETI ont 5 logiciels, les licences multiples engendrent entre 15 % et 30 % de coûts supplémentaires et il y a des coûts cachés (API pour les relier entre eux).
Simpleter
Un outil gestion tout en un qui intègre les devis, les factures mais aussi toutes les thématiques de l'entreprise, soit les volets opérationnels vus précédemment mais aussi les commandes de fournitures, la sous-traitance, la gestion de la flotte de véhicules, le stock, les RH, la qualité, la sécurité, la comptabilité et la comptabilité analytique par exemple. Il y a aussi le CRM pour gérer les prospects, la communication interne et externe.
Un progiciel de gestion intégré (ERP) en lien avec le portail web client pour bien communiquer avec l'extérieur et qui permet une vision à 360° de l'entreprise.
Les données nécessaires pour la direction, pour le personnel de terrain, pour les RH et le portail web qui permet d'être lié au client et même celles des fournisseurs et des prestataires sont sur le logiciel et cela permet un gain de temps administratif. L'accessibilité à l'information est le point différenciant.
Cela augmente la productivité car tout est lié, vous ne cherchez jamais rien et augmente la satisfaction client car vous suivez et pouvez informer le client ou lui répondre.
Simpleter est un des ERP adapté aux PME.
Conçu par et pour des chefs d'entreprise qui gèrent des sociétés de service de 10 à 300 salariés.
Les entreprises peuvent garder leur vocabulaire, leur organisation, leurs procédures. Il est simple à paramétrer et à utiliser. Il y a un guide d'utilisation intégré et il y a des alertes pour savoir ce qu'il y a à faire dans la journée (paie à réaliser, impayés...).
Pas de double saisie
Des informations à jour en temps réel
Une meilleure coordination des équipes
Une capacité à piloter la rentabilité.
Il est conforme à la facturation électronique.
Les serveurs sont en France et aux Pays-Bas.
Les ERP révolutionnent la gestion des salariés de service qui ont des salariés sur le terrain.
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