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SARH TPE / PME : fiche de poste et offre d'emploi : deux outils indispensables pour un recrutement de qualité

Logo Service d'appui RH aux TPE PME

  • Les TPE / PME n'ont parfois pas de service ressources humaines. Quand elles projettent de recruter, elles souhaitent attirer des candidatures de qualité mais n'ont parfois pas les outils pour ce faire. La plupart du temps, elles n'ont pas de fiche de poste car elles n’ont pas le temps de les rédiger ou ne savent pas comment faire. Elles ne savent parfois pas rédiger et diffuser une offre d'emploi.

Savoir rédiger une fiche de poste, savoir rédiger et diffuser une offre d'emploi sont très utiles pour réaliser un recrutement de qualité.   

Le 27 octobre 2022, une entreprise du secteur événementiel, un commerce de détail d'accessoires de mode, un bar à café nomade, un bureau d'études structure et une entreprise d'insertion sont venus présenter et échanger sur leur besoin avec une conseillère entreprise, en charge du recrutement et une responsable d'un service entreprises de Pôle Emploi.    

La fiche de poste

De quoi s'agit-il ?  

Une fiche de poste est un outil de communication qui décrit les différentes caractéristiques d’un poste et de son environnement, à savoir :

  • l’intitulé du poste
  • la position dans l’organigramme
  • l’environnement et les conditions de travail (ex. : lieu de travail, rythme de travail, organisation, …)
  • l’accès au poste et les conditions d’engagements (ex. : salaire, type de contrat, …)
  • la description des missions et activités (fréquence et importance)
  • les difficultés du poste
  • les relations avec les autres postes

La fiche de poste comprend toutes les informations nécessaires au bon accomplissement de la mission confiée au collaborateur.

  • elle est propre à chaque poste de l’entreprise et donc à chaque collaborateur 
  • elle présente les missions du collaborateur et le périmètre de responsabilité 
  • les compétences clés y figurant peuvent servir de base à l’entretien individuel d’évaluation 
  • elle mentionne les spécificités du poste (travail en horaire décalé (par exemple) 
  • elle suit chaque collaborateur tout au long de sa carrière dans l’entreprise et donc peut évoluer en fonction des nouveaux objectifs assignés ou d’une réorganisation du service.

Important : la loi n’encadre pas la fiche de poste. Elle est généralement remise à la signature du contrat de travail, lors de l'entretien annuel d'évaluation ou à l'occasion de la fixation des objectifs du salarié. Il n'y aucune obligation à renseigner une fiche de poste. Elle reste un outil de communication.

Pour quoi faire ?

Elle est cependant utile pour présenter le poste en interne et en externe.

  • Pour le salarié : elle donne à la fois un cap et encadre son travail en lui donnant des missions et des objectifs précis.
  • Pour l’employeur : elle verrouille le périmètre d’un poste et lui permet d’évaluer son salarié.
  • Pour les ressources humaines : elle permet de cibler le profil d’un candidat lors d’un recrutement et d’identifier des besoins en formation.

Comment la rédiger ?

Elle peut s’appuyer sur une analyse de poste à partir :

  • d'un entretien approfondi auprès de celui ou de celle qui occupe le poste
  • d'une observation effective sur le terrain des situations professionnelles significatives et de l’environnement de travail relatifs au poste concerné.

L’analyse du poste permet de mettre en évidence le profil adapté en termes :

  • de prérequis (diplôme et expériences)
  • d’habiletés et / ou de compétences nécessaires (savoirs, savoir-faire, qualités professionnelles)

pour s’adapter à l’environnement et exercer les missions et activités du poste.

La fiche de poste doit être rédigée avec soin et de la manière la plus précise possible. Elle doit décrire avec précision le poste mais aussi les qualités attendues d'un candidat au poste.

Le plus souvent, elle est rédigée par :

  • le service des ressources humaines
  • le supérieur hiérarchique direct 
  • le collaborateur qui occupe le poste.

Exemple de trame de fiche de poste

  • Date de création de la fiche de poste

Description du poste

  • Intitulé exact du poste 
  • Missions : décrire en quelques mots, la ou les missions du salarié
  • Objectifs : chaque mission peut être accompagnée d’un ou plusieurs objectifs. Il s’agit de les décrire clairement
  • Résultats attendus : préciser et quantifier les résultats attendus pour l’accomplissement de chaque mission. Bien définis, ils serviront de critère d’évaluation du salarié
  • Compétences : savoirs (lister les connaissances attendues) ; savoir-faire (lister les compétences techniques requises pour l’accomplissement de la mission ; savoir-être (lister les compétences comportementales requises pour l’accomplissement de la mission
  • Moyens mis à disposition : renseigner le salarié sur les moyens humains, les effectifs mis à sa disposition, et financiers, le budget alloué
  • Rattachement hiérarchique : dans l’organigramme de l’entreprise, quels sont les rattachements hiérarchiques directs en interne
  • Conditions d’emploi : préciser le type de contrat de travail, le nombre d’heures travaillées, la rémunération, le lieu de travail, les éventuels déplacements

Important : la fiche de poste ne peut pas aller à l’encontre d’éléments essentiels figurant dans le contrat de travail, comme la rémunération ou le nombre d’heures travaillées. En cas de litige sur l’accomplissement de la mission d’un salarié, le Conseil des prud’hommes, compétent en la matière, étudiera cette dernière avec attention.

Logo Pôle EmploiLaure Marie ALFONSI, Conseillère Entreprise, chargée de recrutement

Myriam GROULT, Responsable du Service Entreprises du Pôle Emploi Vicq d’Azir

Les grandes rubriques de l'offre d'emploi 

  • L’intitulé de poste
  • Le descriptif du poste
  • Les compétences recherchées (savoirs, savoir-faire, savoir-être)
  • Les caractéristiques du poste 
  • Lieu de travail
  • Expérience
  • Qualification
  • Contrat de travail 
  • Le salaire
  • Les particularités liées au poste
  • L'entreprise : votre logo, la description de votre entreprise, le lien vers votre site internet par exemple

Dans l'offre d'emploi, le descriptif de poste est :

  • « l’outil de communication qui va permettre de se représenter le poste, de s’y projeter et de susciter l’acte de candidature. 
  • est une aide à la préparation de l’entretien de recrutement. (...) car recruteur va pouvoir formuler ses questions en vue de collecter les informations visant à évaluer la candidature. (Laureline Galfi, responsable ressources humaines chez IMS Networks)

Le code du travail encadre la diffusion des offres d'emploi  

Le code du travail encadre la diffusion des offres d’emploi avec des règles prévues par la loi (articles L.5331-1 et suiv. et R.5332-1 et suiv. du code du travail).

Il convient de :

  • dater les offres d’emploi
  • de les rédiger en langue française
  • de respecter la gratuité de l’accès aux offres d’emploi

Il est aussi interdit de diffuser des offres avec des mentions comportant des allégations fausses ou susceptibles d’induire en erreur le candidat (articles L.5331-3 et L.5331-5 du code du travail).

  • L’offre d’emploi doit correspondre à un réel besoin de recrutement
  • Le descriptif de l’offre doit être en cohérence avec les autres éléments mentionnés (par exemple sur la durée de l’expérience, sur la nature du contrat du travail proposé ou sur le salaire)
  • Les éléments du contrat de travail figurant sur l’offre doivent être conformes au droit du travail. Ex. : si le salaire figure sur l’offre, il doit être au moins égal au SMIC.

Les mentions à proscrire :

  • D’un point de vue légal, les mentions contraires aux dispositions applicables à la diffusion des offres (discrimination, propos diffamatoires, absence d’une mention obligatoire…)

Les mentions à vérifier :

  • Dans les situations où vous entrez dans le champ de dérogations légales, vous devez être en mesure de fournir le texte vous autorisant à déroger à une disposition du droit du travail. Ex. : durée du temps partiel inférieure à 24h pour les activités périscolaires.
  • Dans les situations où il convient de vérifier le caractère proportionné de l’exigence. Ex. : exigence du permis de conduire pour certaines professions

Pour en savoir plus  

En téléchargement et consultation ci-dessous :

Le service d'appui RH de l'EPEC vous appuie individuellement dans la rédaction de votre fiche de poste et de votre offre d'emploi.